Travailler en équipe grâce au cloud ?

Suite à un mail échangé avec une personne curieuse des outils en ligne avec lesquels je bosse au quotidien, je me suis dit que finalement, ça pouvait certainement en intéresser plus d’un.

Voici donc une petite liste d’outils en ligne qui permettent de bosser à plusieurs sur un projet, un fichier, ou tout autre achat groupé de nounours à la guimauve…

Les applications présentées ici possèdent toutes une version gratuite (quand elles ne le sont pas complètement).

Les outils de travail collaboratif

Google Apps

Pour ma part, j’utilise assez souvent des application Google. Agenda partagé, veille commune (ou perso), documents tableurs, traitement de texte ou présentations… Les applications Google sont utiles sur des documents simples. Les fichiers et dossiers sont stockés en ligne et il est possible d’octroyer des droits de lecture seule ou de modification à ses différents collaborateurs. Pour l’ensemble des types de documents, il est possible de travailler en temps réel avec d’autres utilisateurs. Le curseur des collaborateurs qui travaillent sur le document est visible sur les écrans de chacun et il est possible d’interagir avec les autres utilisateurs via une messagerie instantanée intégrée. Pour la petite anecdote, la dernière fois que je me suis servis d’un document en mode partage en temps réel, c’était juste avant la publication d’un gros site internet, 2 personnes enrichissaient des données dans un tableur pendant que j’enrichissais la base de données avec les résultats obtenus. Le travail a pu être effectué en 2h au lieu du triple si nous avions dû respecter toutes les étapes.

Une autre petite fonctionnalité utile au sein de Google Apps : il est possible de créer très facilement un formulaire internet à partir d’un tableau, toute info saisie dans le formulaire vient alimenter le tableur. Les résultats obtenus peuvent être visibles ou non par les personnes ayant rempli le questionnaire. Pratique pour un sondage rapide, un vote, une inscription et autres prises d’avis. A noter que pour des documents simples, la compatibilité est assurée avec la suite MS Office ou OpenOffice.

D’une manière générale, les applications fournies par Google permettent de créer (ou transformer) des fichiers de type MS Office, Open Office, PDF et HMTL.

Google Wave

Google Wave est encore en version alpha, c’est à dire qu’il n’a pas encore atteint la stabilité nécessaire à une utilisation massive, qu’il peut être amené à changer en profondeur ou qu’il peut être fermé remplacé du jour au lendemain. Wave a été présenté par Google comme le résultat de ce que serait l’e-mail s’il avait été inventé aujourd’hui. C’est une application web que je garde à l’oeil car je pense que son potentiel est vraiment très intéressant. Si l’outil est un peu complexe à appréhender, il permet néanmoins des interactions en temps réel avec les utilisateurs. Partage de fichiers, de photos, travail collaboratif sur un document, le contenu rédigé par une personne peut être modifié par d’autres, c’est un peu la rencontre entre l’e-mail, la messagerie instantanée et les Google Apps.
Google Wave fonctionne aujourd’hui sur invitation uniquement. Il m’en reste quelques unes pour les intéressés, pour les curieux, n’hésitez pas à regarder les vidéos de présentation.

Les outils de gestion de projets

PlanZone

PlanZone est une application web de gestion de projets particulièrement complète. Les derniers remaniements de l’interface graphique ont beaucoup simplifié l’accès à l’application. PlanZone permet d’organiser le travail en d’une ou plusieurs équipes. Le projet et l’équipe choisie sont saisis, les différentes tâches peuvent être attribuées à chaque personne, le calcul de charge s’effectue automatiquement, le tout peut être présenté sur un échéancier facile à manipuler. L’application peut héberger les fichiers nécessaires au projet (25Mo dans la version gratuite) et facilite l’édition de rapports d’avancement. La version gratuite limite l’utilisation de PlanZone à 2 projets simultanés et 5 utilisateurs. Dans cette version, il ne sera pas possible d’utiliser les feuilles de temps ou les rapports. Cette solution peut néanmoins permettre de remplacer le rétro-planning de MS Project par un outil gratuit en ligne.

BaseCamp et les applications de 37Signals.

Dans la lignée de PlanZone (enfin… historiquement, c’est l’inverse), BaseCamp propose des outils de gestion de projet particulièrement évolués. L’application propose la gestion de fichiers, des taches, des équipes et même des différentes structures si besoin est. Il est possible de connecter des outils de calendriers au format iCal ou de discuter en ligne avec les autres membres d’une équipe. Personnellement, je n’utilise qu’une petite partie de BaseCamp, appelée BackPackIt, elle me sert à organiser certaines tâches. Ces dernières sont organisées en feuilles puis en rubriques. Une tâche terminée peut être au choix marquée comme tel ou être totalement supprimée. L’organisation des différentes tâches est facilitée par une interface en drag & drop. La version gratuite de BackPackIt permet la création de 5 feuilles et il ne me semble pas qu’elle soit limitée en nombre de tâches. BaseCamp quand à lui propose la gestion d’un seul projet et ne prend pas en charge le partage de fichiers.

Autres outils dans le même esprit

Evernote

Evernote est un outil de prise de note assez classique à première vue. Les notes sont stockées en ligne et synchronisables sur Mac, PC, iPhone et BlackBerry dans un avenir proche. L’idée est de classer les notes par ordre chronologique, par carnet, par dossiers et par mots clefs. La puissance d’Evernote intervient surtout dans le moteur de recherche plein texte cumulable avec l’ensemble des outils de classements. Evernote remplace de plus en plus souvent mon conférencier. Au cours des réunions, je marque les différents points abordés par des titres plus gros, mes notes en texte normal en dessous et j’ajoute une case à cocher pour chaque chose que j’ai à faire. Si j’ai des choses à faire sur une note, j’ajoute le mot clef « A faire », ce qui me permet de retrouver très vite l’ensemble des notes comprenant des éléments qui m’incombent. Une fois la tâche effectuée, je coche la case et retire le mot clef. En réunion, quand un papier intéressant circule ou que le paper-board mérite d’être enregistré, je prends une photo avec mon téléphone et je l’envoi directement dans Evernote, la photo se synchronise avec mon ordinateur en quelques dizaines de secondes, et je peux ajouter l’illustration directement dans ma note. En sortie de réunion, généralement, je complète 2 ou 3 idées à chaud et j’envoie ma note par e-mail aux participants. Soit en guise de compte rendu, soit en guise de notes complémentaires pour la personne qui rédigera le compte-rendu. L’utilisation est gratuite pour des envois d’un total inférieur à 40 Mo par mois. Personnellement, c’est un quota que je n’ai jamais dépassé puisque je travaille le plus souvent en mode texte. Evernote, dans sa version payante permet la mise en commun de carnets ou de certaines notes, ainsi que l’utilisation de très nombreux formats de fichiers joints.

DropBox

DropBox est un outil de partage / sauvegarde de fichiers par synchronisation d’un ou plusieurs dossiers sur un ou plusieurs ordinateurs. Le principe est un peu celui d’un disque dur en ligne. Il est possible de partager un dossier avec plusieurs collaborateurs ou tout simplement de mettre un fichier de plusieurs centaines de méga-octets à disposition d’une ou plusieurs personnes en leur transmettant simplement un lien vers le fichier à télécharger. L’application peut aussi servir de sauvegarde en temps réel puisqu’il est capable de synchroniser des dossiers. A noter qu’une petite modification sur un très gros fichier n’entrainera pas le transfert de tout le fichier mais uniquement de la partie modifiée. Un interface en ligne permet de retrouver des version précédentes ou tout simplement d’accéder à son espace « disque dur » à partir de n’importe quel ordinateur connecté à internet. L’espace disponible de base pour la version gratuite est de 2Go (+250Mo via cette invitation ;-).
Une présentation de DropBox illustrée est disponible sur leur site internet.

Cette liste n’est pas exhaustive, et avec un peu de chance, j’ai laissé passé quelques applications intéressantes que je ne connais pas. Heureusement, les commentaires sont là pour vous permettre de corriger 😉

Source de la première image : CC VisionShare

4 commentaires

  • Par Lawrence 

    Plus qu’un outil nous utilisons un programme de gestion de projet : VMproject. Il est assez simple mais dispose de pas mal de fonctionnalités, on le teste depuis 3 semaines. Nos Chefs de projets en sont assez contents.
    Nous aimons bien les tableaux de bords et le diagramme de Gantt tout en Ajax qui est assez bluffant.
    Ils vont bientôt faire un lien avec Dropbox pour pouvoir les utiliser comme des fichiers projets. Ils ont une version gratuite pour tester.
    Voici le lien pour les intéressés : http://www.vm-project.com .

  • Par Denny 

    Je viens de tomber sur ce post par hasard.
    Nous utilisons également vmproject en test depuis quelques temps. Ca a l’air pas mal du tout.
    J’aime bien l’interface style mac. Nous allons l’utiliser pour suivre nos projets, la charge de travail de chacun et faire du reporting à nos clients (et les facturer ;-))
    Bref vmproject c’est prometteur. Mais à suivre.
    C’est difficile de s’y retrouver dans la jungle…

  • Bonsoir, besoin de conseils : suis président bénévole d’un comité local d’un grosse association RUP en 1920 qui compte plus de 60.000 membres. Dans mon comité sommes 259 dont 115 qui utilisent lemail (sommes surtout de retraités, donc tous seniors) Je souhaite avoir soit gratuitement soit très faible coût car à ma charge, un site de stockage « cloud » où ceux qui le désirent pourraient télécharges mes PowerPoints, mes tableaux Exc el, les infos soit en *.doc soit en *pdf et même échanger les photos de conférences mensuelles. Merci par avance pour vos conseils. cordialement

    • Bonjour Jean-Jacques,

      Désolé pour la réponse tardive. Je viens de m’apercevoir que je n’étais plus averti du dépôt d’un nouveau commentaire sur mon blog, je viens juste de prendre connaissance de votre demande.

      Dans votre cas, je note essentiellement 2 usages différents : un besoin de stockage, et un besoin de partage de photos.
      Pour le stockage, les solutions sont multiples et assez faciles à mettre en place : DropBox (2 go), Hubic (10 go), Free (10go), ce ne sera pas ce qui manque et vous pourrez transmettre les adresses de vos documents à un grand nombre d’utilisateurs.
      Ce qui m’inquiète plus, c’est le partage de photos, notamment privées. Dans ce cas là, j’aurais plus tendance à vous conseiller de monter une page sur un réseau social de type Google + ou Facebook. Vous pourrez alors choisir les personnes destinataires (individuellement ou par groupes) et vous aurez un espace vous permettant de centraliser l’ensemble des informations et des liens. A noter que l’un n’est pas incompatible avec l’autre, il est tout à fait envisageable de télécharger des fichiers sur DropBox pour les mettre à disposition sur un réseau social.
      Une autre possibilité, mais qui dépendra directement de votre niveau de technicité, consisterait à monter un site chez un hébergeur gratuit (re-Free ?), en utilisant un outil de gestion de communauté ou de blog privé. Cette solution est la plus souple, mais aussi la plus technique.

      Personnellement, dans votre cas, je crois que je me tournerai vers un compte Google+. Il permettra le téléchargement de photos pour tout le monde, l’information par e-mail, le partage de document (voire la collaboration à plusieurs au besoin) et c’est peut-être l’outil qui vous sera le moins chronophage.
      Si cette page ne rencontrait pas l’adhésion de votre public, vous pourrez toujours vous tourner vers la mise en place d’un site web dédié.

      En espérant vous avoir aidé un peu dans vos recherches…

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